Libro de mantenimiento del ascensor: qué es y qué exige la normativa

El libro de mantenimiento es el historial documental del ascensor: el sitio donde queda anotado todo lo que le pasa al aparato a lo largo de su vida. Cada revisión, cada avería, cada inspección oficial y cada cambio de empresa deja su rastro ahí. Verás que se le llama de varias formas (libro de registro, registro de mantenimiento, historial del ascensor o incluso «libro del ascensor»), pero todas se refieren a lo mismo.

La comparación más útil que damos en las juntas es la del historial médico. Si un ascensor de 30 años cambia de empresa conservadora, el técnico nuevo necesita saber qué se le ha hecho, qué se cambió y qué defectos arrastra. Sin ese historial, va a ciegas. Con él, entiende el aparato desde el primer día.

No hay que confundir el libro con la placa de características que ves dentro de la cabina ni con el contrato de mantenimiento. La placa identifica el aparato (fabricante, carga, número de registro industrial), el contrato regula el servicio, y el libro recoge lo que se va haciendo. En la práctica, hemos visto comunidades que confunden estas tres cosas y creen que «lo tienen todo» solo porque conservan el contrato firmado. No es así.

Un detalle importante: el libro acompaña al aparato, no a la empresa. Aunque cambies de conservadora, la documentación es de la comunidad y tiene que quedarse con el ascensor.

Sí, es obligatorio. Desde el 1 de julio de 2024 el marco de referencia es el Real Decreto 355/2024, que aprobó la nueva ITC AEM 1 «Ascensores» y derogó el anterior RD 88/2013. La norma exige que cada ascensor disponga de un registro de mantenimiento en el que la empresa conservadora anote las intervenciones, y que la comunidad, como titular, conserve esa documentación.

Mantener el libro al día no es un formalismo burocrático. Es la única prueba objetiva de que el ascensor se ha cuidado como marca la ley. Cuando un inspector, un juez o una aseguradora quieren saber si una comunidad ha sido diligente, no preguntan de palabra: piden el historial y lo leen.

Como la seguridad industrial es competencia autonómica, en Cataluña este cumplimiento lo supervisa la Generalitat, y la empresa que rellena el libro tiene que estar habilitada e inscrita como agente de seguridad industrial. Si no lo está, ni el mantenimiento ni las anotaciones tienen validez.

El contenido no es libre. La ITC AEM 1 marca qué información tiene que quedar registrada, y un historial completo es el que reúne todo esto:

Los boletines o partes de cada visita son el núcleo del libro. Cada vez que el técnico sube a hacer la revisión mensual, debe dejar constancia de la fecha, de lo que ha comprobado y de cualquier anomalía. Ese parte, firmado, es lo que demuestra que la visita se hizo de verdad y no solo se facturó.

Las incidencias importan tanto como las revisiones rutinarias. Un rescate de personas atrapadas, una parada prolongada o una reparación de urgencia tienen que quedar anotados, con la fecha y la solución aplicada. Es información que el técnico siguiente necesita y que, ante un accidente, marca la diferencia.

La documentación técnica del aparato es la parte que nunca caduca: la declaración de conformidad, las características del ascensor y el plan de mantenimiento elaborado según la norma UNE 58720 que la empresa conservadora está obligada a tener para cada aparato. Si pides un presupuesto de mantenimiento y la empresa no menciona ese plan, es una señal para preguntar antes de firmar.

Aquí hay un reparto de papeles que conviene tener claro, porque muchas comunidades creen que «de eso ya se encarga la empresa» y se llevan una sorpresa el día de la inspección.

La empresa conservadora es quien anota. Cada visita de mantenimiento, cada avería y cada reparación las registra el técnico en el boletín correspondiente. Es su obligación, y una empresa seria lo hace sin que tengas que recordárselo.

La comunidad de propietarios, como titular del ascensor, es quien custodia. La documentación es tuya, no de la empresa, aunque la empresa la genere. En la práctica, quien lleva ese control dentro de la comunidad suele ser el administrador de fincas, que guarda copias y verifica que el historial no tiene huecos.

El momento más delicado es el cambio de empresa. Cuando una comunidad decide cambiar de conservadora, la documentación tiene que traspasarse a la nueva. Hemos visto casos en los que la empresa saliente se demora en entregar el historial y la entrante empieza a ciegas. Deja por escrito, en la baja del contrato, que el traspaso del libro forma parte de la operación.

Este es uno de los puntos donde se nota la diferencia entre una empresa cualquiera y una empresa local multimarca seria: las que trabajan bien llevan el registro impecable, lo tienen accesible y no ponen pegas para entregarlo. Las que no, suelen ser las mismas que descuidan las visitas.

No toda la documentación se guarda el mismo tiempo, y esta es una duda que sale en casi todas las juntas. Conviene distinguir dos bloques.

Los boletines de las revisiones periódicas hay que conservarlos, como mínimo, correspondientes a los 12 meses anteriores a la última inspección. Es el plazo que permite al inspector comprobar que el mantenimiento se ha hecho con regularidad en el periodo relevante. Nuestro consejo es guardar bastante más de un año: cuesta cero y te cubre las espaldas.

La documentación técnica del aparato es otra historia: se conserva durante toda la vida del ascensor. La declaración de conformidad, las características técnicas, los certificados de las modernizaciones y las actas de inspección no se tiran nunca mientras el ascensor esté en servicio.

Durante años el libro fue literalmente eso, un cuaderno físico que se guardaba en la sala de máquinas o que el técnico rellenaba a mano en cada visita. Hoy la mayoría de empresas ha pasado al registro digital, y la normativa lo admite sin problema: lo que importa es que la información esté completa, sea fiable y esté accesible, no el soporte.

El formato digital tiene ventajas claras. No se moja ni se pierde en la sala de máquinas, el técnico registra la visita desde el móvil con fecha y hora, y la comunidad puede consultar el historial desde un portal o una app sin depender de que alguien encuentre el cuaderno. Muchas conservadoras modernas ya trabajan así por defecto.

El punto crítico, sea papel o digital, es la accesibilidad. El día de la inspección, el historial tiene que poder enseñarse al inspector. Y la comunidad tiene derecho a acceder a él siempre, no solo cuando la empresa quiera. Si trabajas con un sistema digital al que solo entra la empresa, y el día que la cambias pierdes todo el historial, no te sirve de nada.

En la inspección técnica periódica, la documentación es un punto de control más, igual que las guías, los frenos o las puertas. El inspector del OCA comprueba que existe el libro o registro, que los boletines de mantenimiento están al día, que el contrato está vigente y que las actas de inspecciones anteriores están disponibles con sus defectos subsanados.

Si el libro falta o está incompleto, lo habitual es que se anote como defecto en el acta. Suele ser un defecto leve y subsanable, con un plazo para ponerlo al día, pero es un defecto al fin y al cabo: mancha una inspección que, por lo demás, podría haber salido limpia. Y un historial con huecos levanta sospechas sobre si el mantenimiento se ha hecho de verdad.

El problema serio no llega el día de la inspección, sino el día de un accidente. Si alguien se hace daño en el ascensor, lo primero que piden el juez y la aseguradora es el historial. Con él, la comunidad demuestra que hizo las revisiones, que atendió las averías y que fue diligente. Sin él, la comunidad no puede probar nada.

La conclusión que damos siempre a presidentes y administradores es sencilla: el libro de mantenimiento lo lleva la empresa, pero el que responde por él eres tú, como comunidad. Por eso vale la pena trabajar con una conservadora que lo mantenga impecable desde el primer día. Si no estás seguro de que la tuya lo hace, compara presupuestos de empresas que sí lo lleven al día antes de renovar.